Weg von Listen und Formularen – das war das gemeinsame Ziel von Beiersdorf Shared Services IT (BSS IT) und Beiersdorfs Rechtsabteilung. Entstanden ist ein Self-Service-Tool, das automatisiert Geheimhaltungsvereinbarungen erstellt. Mit dem sog. NDA Generator wird Arbeitsaufwand erspart und der Arbeitsalltag der Beiersdorfer*innen erleichtert – von der Erstellung eines NDAs (Non Disclosure Agreement) bis hin zur Unterschrift.
Bei Beiersdorf wird Digitalisierung stets ganzheitlich betrieben. Diese Reise umfasst sowohl die Company – als auch die Consumer Journey. Das erfordert eine flexible und moderne IT-Organisation aber auch ein Business, welches über alle Marken, Ebenen und Funktionen hinweg gemeinsam Chancen nutzt, Prozesse zu digitalisieren und so die Zukunft der Hautpflege mitzugestalten. Im Rahmen eines digitalen Transformationsprogramms möchte Beiersdorf unter anderem bis 2025 weltweit 20 % seiner wichtigsten Geschäftsprozesse automatisieren.
Der neue NDA Generator ist ein aktuelles Beispiel, bei dem BSS IT und Beiersdorfs Rechtsabteilung solch eine Teamarbeit beweisen.
Das Projektteam bestehend aus Christian Schwarz (Legal Operations), Ivan Brkic (BSS ITO) und Dr. Philipp Hofer (Legal Affairs) im Interview über das neue Tool zur Erstellung von Geheimhaltungsvereinbarungen:
Dr. Philipp Hofer: Der Generator funktioniert ganz einfach: Der User beantwortet insgesamt neun Fragen und das Tool erstellt basierend auf den gegebenen Antworteten ein für den spezifischen Fall zugeschnittenes NDA, welches dank DocuSign-Integration sogar direkt unterzeichnet werden kann. So bildet er alle nötigen Schritte für ein NDA in einer Lösung ab und kann 24/7 eigenständig, d.h. ohne Einbeziehung der Rechtsabteilung, von Beiersdorfer*innen genutzt werden.
Auch die Rechtsabteilungen anderer DAX-Unternehmen versuchen immer mehr, Standardaufgaben zu automatisieren. Sowas wie unseren NDA Generator – ein selbst gebautes Self-Service-Tool, welches zur Direktanwendung der Business-Kollegen*innen geschaffen wurde – gibt es jedoch eher selten.
Christian Schwarz: Wir als Rechtsabteilung fragen uns schon lange, wie wir effizienter, schneller und digitaler werden können und haben dies inzwischen unter dem Stichwort „Legal Operations“ institutionalisiert und professionalisiert. Wir fragten uns, welche Lösungen es gibt, die unsere Arbeit vereinfachen, sodass wir uns auf das konzentrieren können, was eine Maschine nicht kann, nämlich die Denkarbeit. Insbesondere NDAs und ihre Erstellung sind ein repetitiver Vorgang. Und bei meiner Suche nach geeigneter Unterstützung durch Software habe ich eine vielversprechende Lösung gesehen, mit der ich dann auf Philipp und Ivan zugegangen bin. Die Umsetzung gemeinsam mit BSS IT hat anschließend circa sechs Wochen gedauert.
Dr. Philipp Hofer: Wir erstellen im Schnitt zwei NDAs pro Tag. Vor dem NDA Generator wurden diese manuell durch die Rechtsabteilung erstellt. Das entsprach einem hohen Zeitaufwand – für uns, aber auch für die Business-Kolleg*innen selbst, die mit dem Ausfüllen von Fragebögen in Word und der Beantwortung unserer Anschlussfragen beschäftigt waren. Mit dem neuen Tool ist dieser Erstellungsprozess deutlich effizienter und hilft den Kolleg*innen schneller im gesamten Prozess voranzukommen.
Ivan Brkic: Ein wesentlicher Teil unserer IT-Strategie beinhaltet den „Cloud First“ – Ansatz. Abgeleitet aus der übergeordneten strategischen Ausrichtung in eine praktische Umsetzung bedeutet es, dass wir uns Cloud-nativen Konzepten annehmen müssen. Im Kontext des NDA Generators sind dabei folgende wichtig: Containerisierung*, Microservices* und Infrastructure as Code. Theorie ist eins, wichtig ist, dass es auch die praktischen Use Cases bei Beiersdorf dafür gibt. Hier haben wir zusammen mit Christian und Philipp den NDA Generator als perfekten Praxiseinsatz identifiziert.
Die zugrundeliegende Cloud Infrastruktur hat also die IT in Microsoft Azures sogenannten „Platform as a Service“ – Bereich bereitgestellt und die Applikation dazu, also die dahinterliegende Logik und die Konfiguration, haben Christian Schwarz und Philipp Hofer als fachliche Experten vorgenommen. Und nicht zuletzt waren natürlich auch unsere Teams von Cyber Security und Datenschutz an der Prüfung des Tools beteiligt.
Christian Schwarz: Wir konnten mit diesem Vorhaben weitere Erfahrungen zum Thema Automatisierung sammeln und für BSS IT war es der erste Use Case für das Thema Containerisierung. Wir alle mussten uns also in die Thematik einarbeiten und uns Wissen aneignen. Das haben wir nur als Team geschafft.
Ivan Brkic: Für das IT Operations Team war es neu mit dieser Technologie umzugehen und dabei haben uns zwei Bereiche besonders herausgefordert. Das eine war es, die einzelnen Komponenten in diesem „Platform as a Service“ – Umfeld miteinander zu verknüpfen. Das andere ist die Automatisierung auf Infrastrukturseite, weil man heute nicht mehr nur Software, sondern auch Infrastruktur Code-basiert erstellt. Wie man das macht, mussten wir uns anhand dieses Projekts aneignen. Wir haben uns also der Herausforderung einer neuen Technologie und Arbeitsweise angenommen und damit die Basis für weitere Cloud-native Anwendungsfälle geschaffen.
Ivan Brkic: Ein Ziel unserer digitalen Transformation ist es, 20 Prozent der Hauptgeschäftsprozesse bei Beiersdorf bis 2025 zu automatisieren – genau das treiben wir durch den NDA Generator voran. Mit dem Projekt haben wir insgesamt einen hohen Grad an Automatisierung auf Business sowie IT-Seite erzielt. Dies ist ein Beispiel dafür, wie wir als IT einen Mehrwert für das Business bringen. Ich habe den Eindruck, dass der gesamte Bereich Legal Affairs gern unterschätzt wird, wenn es um Digitalisierung und Automatisierung geht – aber das ist nicht richtig. Wir haben schon viele Lösungen gemeinsam gebaut, die nur nicht sofort ins Auge springen. Zum Beispiel das hoch automatisierte Data Protection Portal oder das Tax Compliance Monitoring. Und das ist sicher erst der Anfang.
Danke euch für dieses spannende Interview und die tollen Einblicke!
Stark vereinfacht sind Container die Entkopplung von Applikation und der Ausführungsumgebung. Dieser Ansatz ermöglicht es uns beispielsweise zügig den Cloud Anbieter zu wechseln. Microservices sind abgrenzbare, unabhängige, skalierbare sowie lose koppelbare Applikationskomponenten. Die digitalen Services für unsere Konsumenten NIVEA Skinly und NIVEA SKiN GUiDE funktionieren auf ähnliche Art und Weise. Und auch bei Services wie Netflix, Amazon oder Zalando sind einzelne Applikationskomponenten voneinander entkoppelt. So können beispielsweise die Bezahlung, Produktinformationen, der Warenkorb, die Suche und vieles Weitere völlig eigenständig sein. Die Kommunikation dieser Services untereinander funktioniert durch Schnittstellen. In der Benutzeroberfläche kommen die ganzen Services dann zusammen. Der große Vorteil dabei ist, dass die Applikation kein großer Monolith ist. Das heißt es kann im laufenden Betrieb ein Microservice optimiert werden, ohne dass das ganze System heruntergefahren werden muss.
Nach einem Studium der Digitalen Kommunikation, einer Masterarbeit gemeinsam mit Beiersdorf und gesammelten Erfahrungen im Journalismus, Marketing und in der Unternehmenskommunikation betreut Laura seit März 2021, als Teil des Teams Corporate Digital Communications, verschiedenste Kommunikationsprojekte rund um die Digitalisierung bei Beiersdorf. Wie es sich für eine digitale Kommunikationsstrategin gehört, kommen aber auch Bereiche wie Social Media und die digitale Mitarbeiterkommunikation nicht zu kurz.
